看板 | Salary |
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標題 | Re: [心得] 職場沒人教的事_撰寫有效率的Email 信件 |
作者 | wt |
時間 | 2019/08/30 20:10:29 |
人氣 | 推:20 噓:0 留言:28 |
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之前分享過Email的技巧,跟大家多補充一些實戰細節。
1. 口頭約定寫入Email。
工作上很多時候會有口頭與人討論的情況,不論是主管交辦任務,或是同事間討論。
不論是面對面談,或者是電話中討論,建議回到座位上,把剛剛討論的結果,簡潔
明瞭的寫入信中再寄給對方。
一方面顯示我方重視,另一方面則是白紙黑字,以後比較不會有爭議。
人的記性是很有限的,白紙黑字對雙方都比較有保障。
記得用字語氣要婉轉一些就是
2. 何時用連結? 何時用附件?
用雲端硬碟分享檔案是最近幾年的流行。這邊提供幾個簡單判斷條件:
檔案不常更新的用附件;檔案時長更新的用連結。
需要掌握檔案主控權的用連結,可以隨時停止共用分享。
檔案小的用附件,檔案大的用連結。
附件在操作上還是比連結快一些
收件者會常飛來飛去的用附件,因為收件者可能在國外或飛機上,不一定隨時有網路。
3. 信件副本該給誰?
這邊要先搞懂,主要收件者的定義:收到信件後需要"採取"動作的人
因此若是這個人只需要"收到通知"即可,而不需要採取行動,就可以放在副本。
最常見的例子是,新人寄信到部門以外,最好副本給主管。讓主管知道你跟外面溝通
的狀況。有些公司會希望副本給職務代理人(或者整個單位),就看各自規定。
特殊例子是,信件往返之中,突然需要通知或指派在副本中的某人,就會需要把他從
副本拉到主要收件者。
4. 工作收到的信太多怎麼辦?
善用寄件軟體的標籤功能,把自己出現在主要收件者的信件加上標籤,就可以知道
哪些是給我的信,需要注意或採取動作。完整了就可以打個勾,同時兼具簡單的
任務管理功能。而沒有標籤的信件,就是人在副本收件者,有時候半天掃過一輪就行。
延伸變化就是,寄件者是主管的也做記號,及時你在副本收件者。這樣會讓你知道
那些信件主管比較在意,需要優先處理或提高注意力。
周末幾點分享,希望對大家有幫助。
太久沒回文,練練打字~
※ 引述《wt (Time to Change!)》之銘言:
: 職場白領上班族幾乎都需要寫Email。有趣的是,學校從來沒教過。
: 因此部門新人進來都要教一次。而這是之前給新人訓練的課程內容。
: 擷取部分出來分享給有緣看到的版友。
: ==========================
: [為何職場Email重要]
: 一、職場上,時間很重要。
: 一封好的Email能讓讀信者在短時間內理解內容、並採取行動。實務上,有時
: 結構不良、長篇大論的Email會被閒置,等到有空再讀。如此一來處理時間就會拉長。
: 而讀信者的時間很寶貴,尤其是主管。因此節省讀信者的時間,就是節省自己的
: 時間。減少溝通時間成本,會讓工作更有效率。
: 二、展現個人能力
: 好的Email能展現寄件者的表達溝通能力,在層層轉寄中,有機會讓更其他主管
: 注意到。亦能提高他人與我們合作的意願。
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