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Re: [心得] 職場沒人教的事_撰寫有效率的Email 信件
作者 wt
時間 2019/08/30 20:10:29
人氣 推:20 噓:0 留言:28
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之前分享過Email的技巧,跟大家多補充一些實戰細節。 1. 口頭約定寫入Email。 工作上很多時候會有口頭與人討論的情況,不論是主管交辦任務,或是同事間討論。 不論是面對面談,或者是電話中討論,建議回到座位上,把剛剛討論的結果,簡潔 明瞭的寫入信中再寄給對方。 一方面顯示我方重視,另一方面則是白紙黑字,以後比較不會有爭議。 人的記性是很有限的,白紙黑字對雙方都比較有保障。 記得用字語氣要婉轉一些就是 2. 何時用連結? 何時用附件? 用雲端硬碟分享檔案是最近幾年的流行。這邊提供幾個簡單判斷條件: 檔案不常更新的用附件;檔案時長更新的用連結。 需要掌握檔案主控權的用連結,可以隨時停止共用分享。 檔案小的用附件,檔案大的用連結。 附件在操作上還是比連結快一些 收件者會常飛來飛去的用附件,因為收件者可能在國外或飛機上,不一定隨時有網路。 3. 信件副本該給誰? 這邊要先搞懂,主要收件者的定義:收到信件後需要"採取"動作的人 因此若是這個人只需要"收到通知"即可,而不需要採取行動,就可以放在副本。 最常見的例子是,新人寄信到部門以外,最好副本給主管。讓主管知道你跟外面溝通 的狀況。有些公司會希望副本給職務代理人(或者整個單位),就看各自規定。 特殊例子是,信件往返之中,突然需要通知或指派在副本中的某人,就會需要把他從 副本拉到主要收件者。 4. 工作收到的信太多怎麼辦? 善用寄件軟體的標籤功能,把自己出現在主要收件者的信件加上標籤,就可以知道 哪些是給我的信,需要注意或採取動作。完整了就可以打個勾,同時兼具簡單的 任務管理功能。而沒有標籤的信件,就是人在副本收件者,有時候半天掃過一輪就行。 延伸變化就是,寄件者是主管的也做記號,及時你在副本收件者。這樣會讓你知道 那些信件主管比較在意,需要優先處理或提高注意力。 周末幾點分享,希望對大家有幫助。 太久沒回文,練練打字~ ※ 引述《wt (Time to Change!)》之銘言: : 職場白領上班族幾乎都需要寫Email。有趣的是,學校從來沒教過。 : 因此部門新人進來都要教一次。而這是之前給新人訓練的課程內容。 : 擷取部分出來分享給有緣看到的版友。 : ========================== : [為何職場Email重要] : 一、職場上,時間很重要。 : 一封好的Email能讓讀信者在短時間內理解內容、並採取行動。實務上,有時 : 結構不良、長篇大論的Email會被閒置,等到有空再讀。如此一來處理時間就會拉長。 : 而讀信者的時間很寶貴,尤其是主管。因此節省讀信者的時間,就是節省自己的 : 時間。減少溝通時間成本,會讓工作更有效率。 : 二、展現個人能力 : 好的Email能展現寄件者的表達溝通能力,在層層轉寄中,有機會讓更其他主管 : 注意到。亦能提高他人與我們合作的意願。 -- 人才加速器 【Talent Booster】 https://www.talentbooster.net/ 業界專家傳授,讓變強不再困難。 -- ※ 發信站: 批踢踢實業坊(ptt.cc), 來自: 118.169.215.81 (臺灣) ※ 文章網址: https://www.ptt.cc/bbs/Salary/M.1567167035.A.BC8.html
wangche: 實用推 08/30 20:36
z3128988: 推好文 08/30 20:39
snowfish104: 推 08/30 21:47
loadingN: 主管每天收這麼多信,根本懶得看肥宅CC他的信件 08/30 22:10
daidaiken: 感謝分享 08/30 22:50
lrene0318: 推 08/30 22:53
yuio14508: 主管口頭交辦寫email? 08/30 23:22
n0500: 受益良多,推 08/31 00:06
yudofu: 不論是不是主管、或者誰交辦我交辦,我回座位第一件事就是 08/31 06:57
yudofu: 發信,內容寫"Hi XXX: 如剛剛面談 ....."作為紀錄,副 08/31 06:58
yudofu: 本給會被影響到的人然後設定為待辦之後發信。 08/31 07:00
kklibra: 推 基本實用 08/31 08:13
ghyt11: 對新鮮人來講蠻實用 08/31 09:53
cmshow: 推口頭交辦真的要立即以mail做再確認,若理解有出入也不會 08/31 17:44
cmshow: 完全都是自己的責任 08/31 17:44
Qdream: 謝謝分享,白紙黑字很重要 08/31 22:41
poisonshing: 謝謝很棒 08/31 23:38
ok5552442: 謝謝分享 09/01 09:57
CFPFO: 推 09/01 14:54
horace0323: 然後你會發覺每個副本都給主管,主管都沒在看 09/01 19:48
pin7272: 推分享文 09/01 21:23
lptin: 主管看不看是他的事,重點是你知會了,他如果有疑慮應該要 09/02 08:33
lptin: 提出 09/02 08:33
Dian0506: 實用推推 對新鮮人很有幫助 謝謝! 09/02 12:46
duckhuai: 推推,然後接續副本問題,回信記得 [回覆所有人],如果 09/06 09:54
duckhuai: 有無關的人要移除郵件串可放在密件副本中然後在信中提 09/06 09:54
duckhuai: 到移除誰(可能是與對方職責無關等,但該同事亦可收到 09/06 09:54
duckhuai: 這則訊息通知) 09/06 09:54
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